Word排版实用技巧

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Word的排版功能十分强大，在排版的过程中应采用一些技巧，这样不仅可以节约时间，而且排出来的版式也非常标准。
1．分栏排版 
使用Word的分栏排版功能可以制作出较有特色的文档版面，使整个页面更具可观赏性。这种版式被广泛应用于报刊、杂志等形式的媒体中。 
1）创建分栏版式 
创建分栏版式的具体操作步骤如下： 
1）在需要创建分栏版式的文档中，选择【格式】→【分栏】命令，打开【分栏】对话框。 
2）在【预设】区中选择一种分栏样式，在【宽度和间距】区中设置各栏之间的间距与栏宽，然后单击             按钮。 
2）删除分栏 
删除分栏的具体操作步骤如下： 
1）在需要删除分栏版式的文档中，选择【格式】→【分栏】命令，打开【分栏】对话框。 
2）在【预设】区中选择【一栏】选项，然后单击               按钮。 
2．首字下沉 
首字下沉是指将段落的第一个字符下沉，使其占据两行或两行以上的位置。 
设置首字下沉的具体操作步骤如下： 
1）将鼠标光标定位到要设置首字下沉的段落中或选择段落的第一个字符。 
2）选择【格式】→【首字下沉】命令，打开【首字下沉】对话框。 
3）在【位置】区中选择字符下沉方式，在【字体】下拉列表框中选择下沉字符的字体，在【下沉行数】数值框中输入下沉的行数，在【距正文】数值框中输入下沉字符与正文的距离。设置完成后，单击         按钮。 

3．项目符号和编号 
为了使文档的内容清楚明了，经常需要在文字前加一些项目符号或连续的编号。 
1）添加项目符号 
添加项目符号的具体操作步骤如下： 
1）选择要添加项目编号的段落，然后选择【格式】→【项目符号和编号】命令，打开【项目符号和编号】对话框。 
2）单击【项目符号】选项卡，在下面的列表框中选择所需的项目符号，然后单击             按钮。 
若要取消已有的项目符号，那么应先选择要取消项目符号的段落，然后单击格式工具栏中的     按钮。 
2）添加编号 
Word 2003具有自动编号功能，当用户在一个段落的开始处输入了一个数字或特殊符号时，Word 2003会自动把它格式化为编号列表中的第一项。为一般段落进行编号的具体操作步骤如下： 
1）选择要添加编号的段落，选择【格式】→【项目符号和编号】命令，打开【项目符号和编号】对话框。 
2）单击【编号】选项卡，在下面的列表框中选择所需的编号样式，然后单击              按钮。 
4．使用格式刷 
格式刷是Word中快速复制格式的工具，它可以将某个已有的格式快速地应用到其他文本或段落中。使用格式刷复制格式的具体操作步骤如下： 
1）选择要使用其格式的文本（若要使用某个段落的格式，只需将鼠标光标插入该段落中即可）。 
2）单击【常用】工具栏的【格式刷】按钮    ，此时鼠标光标变为 形状。 
3）用变成     形状的鼠标光标选择要应用该格式的文本。 
5．创建和使用样式 
在编辑各种文档时，很多文档都具有相同或相似的格式，可以把相同的格式定义为样式，然后将该样式的所有格式应用于其他段落或字符中，从而提高文档编辑速度。 
按作用范围来分，样式分为段落样式和字符样式。段落样式可以定义字体、字号、缩进格式、对齐方式、行间距和段间距等；无论采用何种段落格式，都将应用于整个段落。字符样式只限于字体设置和选用语言的设置，可用于文本中的任意位置。 
1）创建样式 
Word 2003自带了“标题1”、“标题2”、“标题3”和“正文”等几种样式，但它们都比较简单，显然不适用于编辑具有多种复杂格式的段落。这时，用户可以自己创建新样式。创建新样式的具体操作步骤如下： 
1）选择【格式】→【样式和格式】命令，在窗口右侧弹出【样式和格式】任务窗格。 
2）单击【样式和格式】任务窗格中的              按钮，打开【新建样式】对话框。 
3）在【名称】文本框中输入新建样式的名称，在【样式类型】下拉列表框中选择要设置段落样式还是字符样式。 
1）创建样式 
4）在【样式基于】下拉列表框中选择一种基准样式，然后在【后续段落样式】下拉列表框中选择一个样式作为新建样式的后续段落样式。 
5）单击             按钮，在弹出的下拉列表中选择一种格式设置选项，然后在打开的对话框中对新建样式进行相应的设置。 
6）按同样方法设置段落样式的其他格式。 
7）设置完成后，单击          按钮。 
2）应用样式 
创建好样式后，即可将该样式应用于文档中，具体操作步骤如下： 
1）将鼠标光标定位到需要应用样式的段落中（如果创建的是字符样式，则必须选择需要应用字符样式的文本）。 
2）在【样式和格式】任务窗格的【请选择要应用的格式】列表框中选择所需的样式。此时，当前光标所在的段落即可应用该样式中所定义的格式。 
6．创建和使用模板 
模板与样式类似：样式是针对段落格式或字符格式设置的，而模板是针对整篇文档的格式设置的。 
1）创建模板 
前面曾经介绍过通过Word 2003提供的文档模板创建文档，但不同的文档需要的格式和样式都不同，所以用户在找不到合适的模板时，就需要自己动手创建。创建模板分两种情况：一种是根据文档创建模板，另一种是根据模板创建模板。 
    根据文档创建模板 
在编排好一篇文档后，如果要根据该文档的格式来编排其他文档，那么不必重新建立文档，只需将该文档另存为模板，即可非常方便地得到想要的模板。 
根据文档创建模板的具体操作步骤如下： 
1）打开要作为模板保存的文档。 
2）选择【文件】→【另存为】命令，打开【另存为】对话框。 
    根据文档创建模板 
3）在【保存位置】下拉列表框中选择保存模板的位置，在【文件名】下拉列表框中输入模板的文件名，在【保存类型】下拉列表框中选择【文档模板】选项，然后单击            按钮。 
    根据模板创建模板 
根据原有模板创建新模板的具体操作步骤如下： 
1）选择【文件】→【新建】命令，打开【新建文档】任务窗格，在【模板】区中单击               链接，打开【模板】对话框。 
2）在该对话框中选择与要创建的模板相似的模板，然后在【新建】区中选中            单选按钮。 
3）单击           按钮，在新模板中进行修改。 
    根据模板创建模板 
4）修改完成后，选择【文件】→【另存为】命令，打开【另存为】对话框。 
5）在【保存位置】下拉列表框中选择保存模板的位置，在【文件名】下拉列表框中输入模板的文件名，在【保存类型】下拉列表框中选择【文档模板】选项，然后单击            按钮。 

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